All’arrivo del campione alla banca del cordone ombelicale, la prima operazione consiste nell’esaminare la confezione in cui la sacca ematica è contenuta, in maniera tale da verificarne la corretta conservazione durante la fase di trasporto dall’ospedale in cui è stato prelevato il sangue cordonale sino alla banca. Successivamente il campione viene registrato in appositi database annotando, ad esempio, nome del proprietario, volume di sangue cordonale raccolto, cellularità del campione ecc. 

Tutte le informazioni registrate verranno aggiornate ogni qual volta saranno eseguite operazioni sul campione (ad esempio analisi del DNA). In considerazione dell’elevato numero di unità di cellule staminali del cordone ombelicale conservate in una banca, per facilitarne la tracciabilità è buona prassi l’utilizzo di un sistema a codici a barre.

Giunto alla banca del cordone ombelicale, dopo la fase di registrazione, il campione di sangue cordonale viene sottoposto ad accurate indagini ematologiche per determinarne l’adeguatezza alla criopreservazione. Qualora venga ritenuto idoneo, il campione viene processato e l’unità di cellule ottenuta criopreservata in bio-container. É buona norma, sopratutto per bio-banche di grandi dimensioni, di dotare di allarmi ogni stanza destinata allo stoccaggio delle cellule staminali, predisponendo anche l’utilizzo di strumenti atti alla rilevazione di eventuali aumenti di temperatura entro i bio-container. Questi ultimi, in aggiunta, devono essere dotati di una fonte ausiliaria di azoto in grado di essere rilasciata in caso di sospensione dell’elettricità.