All’arrivo del campione alla banca del cordone ombelicale, la prima operazione consiste nell’esaminare la confezione in cui la sacca ematica è contenuta, in maniera tale da verificarne la corretta conservazione durante la fase di trasporto dall’ospedale in cui è stato prelevato il sangue cordonale sino alla banca. Successivamente il campione viene registrato in appositi database annotando, ad esempio, nome del proprietario, volume di sangue cordonale raccolto, cellularità del campione ecc.
Tutte le informazioni registrate verranno aggiornate ogni qual volta saranno eseguite operazioni sul campione (ad esempio analisi del DNA). In considerazione dell’elevato numero di unità di cellule staminali del cordone ombelicale conservate in una banca, per facilitarne la tracciabilità è buona prassi l’utilizzo di un sistema a codici a barre.